Kế hoạch cơ bản để tổ chức sự kiện

Công ty một năm tổ chức rất nhiều sự kiện, vừa sự kiện cho nhân viên, vừa sự kiện cho khách hàng. Do đó, cần phải có kế hoạch bày bản để tránh lãng phí tiền của và thời gian. Vì vậy, hãy cùng Sự kiện Ngàn Thông tìm hiểu Kế hoạch cơ bản để tổ chức sự kiện qua bài viết sau đây.

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Lựa chọn chủ đề sự kiện

Chủ đề sự kiện là lý do thúc đẩy quyết định tổ chức sự kiện của bạn. Có một chủ đề cụ thể ngay từ đầu sẽ giúp các bước còn lại của bạn trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp bạn tiết kiệm được thời gian, và cắt giảm những chi tiết không cần thiết đơn giản vì chúng không phù hợp với chủ đề đó.

Thông thường, mọi người thích chủ đề sáng tạo và sẽ sử dụng trang phục phù hợp với chủ đề. Do đó, hãy cố gắng lựa chọn chủ đề gầ gủi để gây hứng thú với khách mời. Nếu chủ đề yêu cầu phải có phục trang đặc biệt, phải đảm bảo rằng mọi người có đủ thời gian chuẩn bị.

Sự kiện ngày hội gia đình

Thời gian tổ chức

Mong muốn của người tổ chức sự kiện là có nhiều khách mời tới tham dự, do đó, việc lựa chọn thời gian tổ chức rất quan trọng. Cố gắng lựa chọn những ngày không quá gần các ngày lễ hoặc diễn ra sự kiện hấp dẫn khác cùng thời điểm. Ngày tổ chức cũng cần tránh xa các ngày dành cho gia đình như Noel hay lễ Tết, bởi thời gian đó, lượng người tham gia sẽ giảm xuống rất nhiều.

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Sau thời gian, một điều quan trọng cần phải suy nghĩ là địa điểm. Phụ thuộc vào loại hình sự kiện bạn muốn tổ chức, số lượng khách mời tham dự để chọn địa điểm cho phù hợp. Một địa điểm phù hợp góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện. Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện ngoài trời, cần phải chú ý đến vấn đề thời tiết.

Lựa chọn địa điểm đầy đủ những yêu cầu về giao thông thuận tiện, mức độ an ninh được đảm bảo, địa điểm dễ tìm kiếm trên bản đồ. Bên cạnh đó, địa điểm phải có đầy đủ trang thiết bị để phục vụ sự kiện. Nếu công ty bạn có một khoảng không gian đủ lớn tại sao không thử. Vừa tiết kiệm chi phí thuê mướn, vừa có thể để khách mời có dịp ghé thăm công ty.

Dự trù ngân sách

Ngân sách luôn là vấn đề nhức nhói trong quá trình tổ chức sự kiện. Chắc chắn, bạn không thể nào tổ chức vừa y khuôn ngân sách được đề ra, do đó, bạn phải có kế hoạch để vấn đề phát sinh thấp nhất có thể. Bởi vì thế, phải tính toán thật kỹ lưỡng những công đoạn phải tổ chức xoay quanh những gì ngân sách có thể giải quyết được.

Ví dụ như cắt giảm bớt những thứ không cần thiết như nếu phần trang trí quá cầu kì có thể giảm bớt chi phí cho phần thức ăn. Tự làm đồ trang trí đơn giản thay vì thuê dịch vụ, sử dụng nhạc ghi sẵn thay cho band nhạc sống,... Do đó, nên có nhiều phương án cắt giảm chi phí cho những trường hợp cần thiết.

Tổ chức hội chợ

Lập danh sách khách mời

Số lượng khách mời có thể ít hoặc nhiều nhưng hãy đảm bảo rằng sự kiện phải có giới hạn khách mời nhất định. Điều này là cần thiết để bạn có thể dễ dàng quản lý số lượng người trong hôm diễn ra sự kiện; ngoài ra còn có thể chuẩn bị đầy đủ ghế ngồi, thức ăn, đồ uống, quà tặng để tránh việc quá đông dẫn đến thiếu xót. Nếu cái gì cũng thiếu thì đánh giá sự kiện chắc chắn là không thành công.

Khi đã lập danh sách khách mời, tiếp theo là tìm hiểu đầy đủ thông tin cần thiết sau đó in ấn thiệp cho ấn tượng. Khách mời sẽ rất hài lòng khi bạn quan tâm đến danh tính của họ, tránh trường hợp ghi nhầm ghi thiếu. Những câu từ in trên thiệp mời phụ thuộc vào loại hình sự kiện bạn tổ chức. Ngoài ra, cần gửi thiệp trước cho khách mời ít nhất 7-10 ngày để họ sắp xếp thời gian tham gia sự kiện của bạn. Trước ngày diễn ra sự kiện 2-3 ngày, bạn có thể gọi điện thoại hoặc gửi email để nhắc khách mời tham gia sự kiện.

Dọn dẹp khi kết thúc sự kiện

Trách nhiệm của ngành dịch vụ tổ chức sự kiện là phải hoàn thành mọi công đoạn từ đầu đến cuối. Dọn dẹp sạch sẽ địa điểm diễn ra sự kiện thể hiện độ chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên. Điều này cũng góp phần vào sự thành công của sự kiện.

Phía trên là thông tin Kế hoạch cơ bản để tổ chức sự kiện mà Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông muốn gửi đến các bạn. Hy vọng với những chia sẻ trên có thể giúp các bạn có được sự kiện như mình mong muốn. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ tổ chức các loại hình dịch vụ sự kiện theo yêu cầu của khách hàng. Hãy để chúng tôi giúp các bạn ngay nha!